Share
 

ติดปีก เสริมเขี้ยวเล็บให้ powerpoint & outlook 2013 ตอนที่ 1 : มาสร้าง Org Chart และ Flow Chart

 คงไม่ต้องบรรยายถึงสรรพคุณของโปรแกรมทำสไลด์พรีเซนต์อันดับหนึ่งของโลกกันให้เสียเวลา แต่จะมาแง้มดูฟีเจอร์บางอย่างที่อาจจะลืมนึกถึง ลืมนำมาใช้ ซึ่งในตอนนี้ขอพูดถึงการสร้าง org chart และ flow chart ที่มีขั้นตอนไม่ยุ่งยาก แต่ได้งานตรงใจ และไม่ต้องไปพึ่งพาโปรแกรมตัวอื่นแต่อย่างใด

ลงมือสร้าง org chart

Org chart หรือแผนภูมิการบริหารงานภายในองค์กร เป็น chart อีกรูปแบบหนึ่งที่ต้องมีการนำเสนอกันอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งหลายท่านพอนึกถึงว่าต้องทำ org chart สมองก็พาไปนึกถึงโปรแกรมตัวอื่น ทั้งๆ ที่ในตัว powerpoint มีพร้อมให้อยู่แล้ว ลองมาแง้มดูฟีเจอร์นี้กันดูนะครับ

1. เริ่มสร้าง โดยเลือกไปที่เมนู INSERT คลิกไปตรงปุ่ม SmartArt ซึ่งจะได้วินโดวส์ Choose a SmartArt Graphic โดยมีรูปแบบของการสร้าง chart มากมายครับ ทั้งแบบ List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix, Pyramid และ Picture ที่จะทำให้คุณสามารถสร้าง Chart ได้ตามตัวอย่างที่ค้นหาดูได้ใน google (รูป1)

powerpoint-2013
รูป 1

2. สำหรับการสร้าง org chart นั้นให้เลือกไปที่ Hierarchy ที่จอฝั่งขวามือมีรูปแบบให้เลือกมากมาย ทั้งในแบบที่คุ้นเคยกับแบบที่ไม่คุ้นเคย ในตัวอย่างได้เลือกเอาแบบที่คุ้นเคยที่เป็นกรอบสี่เหลี่ยม (รูป 2)

powerpoint-2013-2
รูป 2

3. ได้มาแล้วกับ org chart โดยมี text pane ปรากฏอยู่ที่ฝั่งซ้าย ประโยชน์ของ text pane ใช้สำหรับพิมพ์ข้อความของ chart โดยมีลักษณะเป็นแท็บ (Tab) แสดงการลดหลั่นของลำดับขั้น สังเกตดูว่าบรรทัดนั้น ถ้าเป็นจุดดำเฉยๆ แสดงว่าเป็นลำดับหลัก แต่ถ้ามีเส้นอยู่กับจุดดำด้วยแสดงว่าเป็นลำดับย่อยของลำดับหลักนั้น

วิธีการลบหัวข้อที่ไม่ต้องการ ก็ไม่ยากแค่กดปุ่ม Backspace ลบทิ้งออกไป เหมือนกับลบข้อความธรรมดา และถ้าต้องการเพิ่มรูปทรงในระดับเดียวกัน ใช้การ Enter ซึ่งจะได้บรรทัดว่างมาพร้อมกับมีจุดดำอยู่ข้างหน้า และเมื่อต้องการย้ายรูปทรงไหนไปเป็นลำดับย่อยของลำดับหลัก ก็ใช้การกดปุ่ม Tab ซึ่งจะทำให้หัวข้อนั้นลดหลั่นกลายไปเป็นลำดับย่อยของลำดับหลักอันนั้น และใช้การกดปุ่ม Shift + Tab เพื่อย้ายระดับของลำดับย่อยกลับไปเป็นลำดับหลัก (รูป 3)

powerpoint-2013-3
รูป 3

4. ถ้าการจัดการกับ chart ด้วยปุ่มบนคีย์บอร์ดยุ่งยาก สามารถใช้คำสั่งของแท็บ SMARTART TOOLS มาช่วยจัดการแทนได้ โดยที่

– Add Shape เป็นการขอเพิ่มรูปทรงเข้าไปใน Chart โดยกำหนดได้ตามต้องการให้เพิ่มไว้บน ไว้ล่าง

– Promote เปรียบเสมือนการกดปุ่ม Shift + TAB เพื่อยกลำดับขั้น ส่วน Demote เปรียบเสมือนการกดปุ่ม Shift เพื่อลดลำดับขั้นลงไปนั่นเอง

– Move Up และ Move Down เป็นการย้ายรูปทรงขึ้นหรือลง ในกรณีที่อยู่ลำดับเดียวกันจะกลายเป็นการย้ายว่าให้แสดงอันไหนมาก่อนมาหลัง

– Right to Left ใช้สำหรับสลับรูปทรงให้ไปอยู่ด้านซ้าย หรือด้านขวา

– Change Colors เลือกสี และธีมของรูปทรงสำหรับ org chart มีทั้งแบบ 3 มิติได้ด้วย (รูป 4)

powerpoint-2013-4
รูป 4

5. ตกแต่ง chart ให้สวยงามขึ้น โดยการใส่ธีมให้กับแผ่นสไลด์ ให้ไปเลือกตรงแท็บ DESIGN เลือกธีมตามความต้องการ

6. ข้อดีของการสร้าง chart ด้วย SmartArt คือสามารถที่จะสั่งแปลง shape ไปเป็น Text ได้ หรือแปลง Text ให้ไปเป็น shape ได้โดยการเข้าไปตรงแท็บ SMARTART TOOLS -> DESIGN ซึ่งจะพบกับปุ่ม Convert ปรากฏอยู่ตรงด้านขวามือสุด

มาสร้าง flow chart กัน

ปกติเมื่อคิดจะสร้าง flow chart ส่วนใหญ่มักนึกถึงโปรแกรมเฉพาะทางที่รู้จักกันดีคือ Visio ซึ่งบางเครื่องไม่มีโปรแกรม visio ติดตั้งไว้ใช้งาน แต่ไม่ต้องกังวลอีกต่อไป เนื่องจากสามารถสร้าง flow chart กันได้ดี ได้สวย จากตัว Powerpoint

1. เลือกไปที่เมนู INSERT แล้วไปคลิกตรงปุ่ม Shapes เห็นไหมครับ จริงๆ มีรูปทรงสำหรับสร้าง flow chart มาให้ตั้งนานแล้ว แต่การสร้าง flow chart ไม่ได้อาศัยแค่รูปทรง flow chart เท่านั้น แต่จะต้องอาศัยรูปทรง Lines เพื่อสร้างเส้นเชื่อมโยง (Connector) ระหว่างกันอีกด้วย (รูป 5)

powerpoint-2013-5
รูป 5

2. หลังจากเลือกรูปทรงแรกไปแล้ว การทำงานจะเข้าไปยังแท็บ DRAWING TOOLS -> FORMAT จากตรงนี้สามารถเปลี่ยนสีให้กับรูปทรงได้ตามต้องการ กำหนดเส้นขอบ พร้อมใส่เอฟเฟ็กต์ตามต้องการเข้าไปได้ และยังสามารถเลือกรูปทรงตัวอื่นๆ ได้จากด้านซ้ายมือสุด โดยเฉพาะการลากเส้นเชื่อมโยง (Connector) ในแบบต่างๆ (รูป 6)

powerpoint-2013-6
รูป 6

3. ลักษณะของ flow chart จะเป็นลักษณะของการไล่เรียงลำดับจากบนลงล่าง ดังนั้นคำสั่งหนึ่งที่พลาดไม่ได้คือ Align เป็นการจัดวางให้รูปทรงวางสมดุลกัน โดยใช้งานไม่ยาก แค่เลือกรูปทรงทั้งหมด แล้วไปคลิกตรงปุ่ม Align ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเลือกเป็น Align Center, Distribute Horizontally และ Distribute Vertically (รูป 7)

powerpoint-2013-7
รูป 7

4. นอกจากคำสั่ง Align ที่ใช้จัดวางรูปทรงให้สมดุลกันแล้ว อีกคำสั่งหนึ่งที่ต้องใช้กันบ่อยๆ คือ การกำหนดขนาดของรูปทรง โดยให้คุณเลือกรูปทรงทั้งหมดที่ต้องการกำหนดขนาด แล้วใช้การคลิกขวาเลือกไปที่คำสั่ง Size and Position กำหนดขนาดของรูปทรงตามที่ต้องการ พร้อมๆ กับกำหนดเรื่องของการจัดวางข้อความภายในรูปทรง ไม่ว่าจะเป็นการจัดวางข้อความไว้ตรงกึ่งกลางของรูปทรง (Middle)

รวมไปถึงการสั่งให้รูปทรงมีขนาดยืดหยุ่นไปตามจำนวนตัวอักษรหรือไม่ ในภาพตัวอย่างได้เลือกไว้เป็น Do not Auofit แต่ถ้าต้องการให้เลือกเป็น Resize shape to fit และยังสามารถกำหนดให้แสดงข้อความเป็นแนวนอน หรือแนวตั้งได้จากช่อง Text direction (รูป 8)

powerpoint-2013-8
รูป 8

5. ในส่วนของการตกแต่งรูปทรง สามารถกำหนดให้เป็นสีล้วน (Solid fill) สีไล่โทน (Gradient fill) แล้วก็ยังสามารถใส่รูปภาพได้อีกด้วย โดยการเลือกเป็น Picture or texture fill จากนั้นไปดูตรง Insert picture from คลิกตรงปุ่ม File เพื่อเลือกไฟล์ภาพตามต้องการ พร้อมๆ กับกำหนดให้ภาพมีความโปร่งใส (Transparency) มากน้อยแค่ไหน (รูป 9)

powerpoint-2013-9
รูป 9

6. หรือจะใช้วิธีดึงไฟล์ภาพเข้ามาก่อน แล้วค่อย Crop ภาพใส่ไปในรูปทรง โดยเลือกไปที่ปุ่ม Crop -> Crop to Shape แล้วเลือกรูปทรงตามต้องการ หลังจากที่ตัดภาพเข้าไปไว้ในรูปทรงเสร็จแล้ว หากต้องการขยับตำแหน่งการแสดงภาพในรูปทรง ก็ทำง่ายๆ เลย ดับเบิลคลิกแล้วลงมือคลิกลากวางตำแหน่งภาพได้ตามใจชอบ (รูป 10)

powerpoint-2013-10
รูป 10

สำหรับในตอนหน้า จะมีเรื่องเกี่ยวกับฟีเจอร์อะไรบ้าง คอยติดตามนะครับ แล้วคุณจะพบว่ามีหลายสิ่งที่มองข้ามไป… สวัสดีครับ

เรียบเรียงโดย นิพนธ์ กิตติปภัสสร